上篇回顾：FDA 检查应对相关的都市传说？—— 其一
继上篇内容，本文将探讨能够顺利完成 FDA 核查应对工作的方法论。
需要事先声明的是，本方法论基于笔者自身经验总结而成，并非官方发布的指导方针；且因检查官个人差异，实际执行效果可能存在偏差，不代表必然适用于所有情况。
本次探讨的核心主题如下：
- 英文版说明概要是否有效？
- 审计中期的总结会议，管理层是否至少需要参与讨论？
- 审计总结会议，高层管理者是否必须出席？
- 读懂指出缺陷项字里行间的含义，并做出恰当回应
英文版说明概要是否有效？
业内常有观点认为，应当对关键SOP进行英文翻译。确实，笔者也曾给出过类似建议。这么做的目的，是为了让核查官能够准确理解工厂的操作规程，避免因误解而产生不必要的缺陷项判定。长期以来，我们咨询顾问始终建议企业：编制一份英文版概要文件，是为了清晰说明自身的管理体系与操作规程。在某些情况下，为了清晰回答核查官当日提出的问题，企业甚至需要为次日的核查准备补充演示材料。相较于在事后花费时间对缺陷项进行敷衍整改，将精力集中在这类前期准备工作上，更有可能取得理想的核查结果。笔者也曾有过凭借英文版概要文件结合日文原版操作规程，高效完成核查应对的成功经验。
编制英文版概要文件时，需注意以下两点：
- 概要文件中使用的术语必须准确无误
- 要明确意识到，核查官无法阅读审查国的当地版本的SOP
术语使用方面，需严格遵循两大原则：一是精准体现企业内部的专有定义,二是其他通用表述需与法规术语保持一致。如果术语使用模糊不清，核查官为了全面、准确了解情况，势必会提出大量问题，同时也极易引发误解。
此外，还有一个常见误区：当核查官查看完概要文件或相关记录，询问对应内容在原版操作规程中的具体位置时，若只是一言不发地将当地本公司SOP摊开在检查官面前的话，是毫无意义的。因为检查官无法阅读当地文字，根本不会认为企业提供了有效信息。因此若确需出示当地的操作规程，就必须具备出色的演示讲解能力。
这里有一个重要前提 ——与检查官保持积极主动的沟通。如果企业秉持 “少言寡语、请您自行查看” 的应对态度，那么就必须提前投入大量时间，准备好双语对照版的操作规程。
迎检中期的总结会议，管理层是否至少需要参与讨论？
本文所指的 “管理层”，是指高层管理者之下的中层管理团队。我们将检查期间每日结束后的总结沟通会称为 “总结会议”。通常在这类会议上，审计官会针对存疑点发表意见，而这些意见未来很可能会被列为正式缺陷项。因此，认真倾听核审计官提出意见的背景和真实意图，对于后续预判 FDA 483 表的内容至关重要。基于这一点，具备一定资源决策权限的管理层必须参与这类中期总结会议，及时掌握检查进展。另一方面，检查官也会关注自己提出的意见是否能够传达至企业关键负责人。可以毫不夸张地说，企业在中期总结会议上的表现，会在很大程度上影响审计官后续的检查态度与应对方式。
对于那些有可能被列为缺陷项的意见，应在时间允许的前提下，与检查官进行充分沟通，深入理解意见的核心要点，这将对后续工作产生积极影响。如果检查官提出需要企业在次日补充相关文件等要求，务必在准确理解需求之前反复确认，确保完全领会检查官的意图。若仅凭一知半解就盲目准备大量甚至偏离需求的文件，不仅会加重企业内部负责人的工作负担，还会给次日的审计官造成工作压力。
检查总结会议，高层管理者是否必须出席？
我们将检查最后一天的总结会议称为 “总结会议”。在这个会议上，检查官会通报 FDA 483 表的具体内容，同时也会提出一些非缺陷项的改进建议（即不属于 FDA 483 表记录范畴，但属于Best practice行业最佳实践的内容）。因此，与企业经营直接相关的高层管理者（尤其是对质量工作负有总责的负责人）的出席至关重要。
会议中需要完成的一项核心工作是：企业需针对 FDA 483 表中记录的缺陷项内容进行确认，明确是否存在异议，并完成签署手续。签署人需对文件内容承担责任，例如QA部门负责人就是合适的签署人选，该负责人也将对后续提交的整改报告承担相应责任。
读懂检查缺陷项字里行间的含义，并做出恰当回应
通常情况下，FDA 483 表的表述较为概括（即所谓的 “高度概括性表述”）。即便是在检查期间与检查官进行过充分讨论，要撰写一份精准的整改报告，仍需要掌握一定的技巧。此外，整改报告还需确保能够让核查官的上级领导清晰理解相关内容（具体原因后文详述）。
要从检查官简短的缺陷项描述中，精准把握问题的核心本质并做出回应，读懂字里行间的深层含义是关键。而要做到这一点，企业需要满足两个基本条件：一是对法规的核心要义有深入理解；二是尽可能减少整改报告中的模糊表述。在这方面，经验丰富的咨询顾问往往更具优势。
这里需要重新强调一个关键点：整改报告并非提交给本次负责审计的审计官本人。很多企业会存在一种侥幸心理，认为自己已经在审计期间与审计官进行了充分沟通，对方理应了解相关背景，因此整改报告可以写得简略一些。
事实上，检查官只是受 FDA 指派执行本次审计任务的工作人员（这也是官方的明确表述）。最终，FDA 相关部门会以第三方视角审阅企业提交的整改报告，并据此判断整改措施是否合格。因此，整改报告的撰写必须做到简洁明了，确保第三方阅读后能够清晰理解企业的整改态度与具体方案。
如果缺陷项采用的是高度概括性表述，整改报告就需要具备叙事性，清晰阐述 “缺陷项提出的背景是什么 — 双方就此进行了哪些讨论 — 最终达成了怎样的共识 — 基于此制定了何种整改方案” 这一完整逻辑。简言之，整改报告需兼具叙事性与简洁性。
此外，企业在后续重新审阅 FDA 483 表时，有时会发现部分表述与实际情况存在偏差（这种情况往往源于企业在审计应对时，对相关法规的理解不够深入）。若遇到此类情况，企业在撰写整改报告时，必须首先明确以下前提：当时的实际情况究竟如何？问题并非企业整体管理体系存在漏洞，而是在对法规某一具体条款的理解上出现了偏差？缺陷项具体指向管理体系中的哪个环节？问题产生的背景是什么？在此基础上，再推进整改报告的撰写工作。由此可见，整改报告的质量，对于审计应对工作的最终收尾起着至关重要的作用。
那么，要顺利完成 FDA 检查应对工作，究竟哪些因素最为关键？
在上篇文章中，我们已经探讨过一些投入大量精力却收效甚微的做法，以及与之相对的高效应对思路。当然能够做到零缺陷通过审计（即无 FDA 483 表缺陷项）是最佳结果，但如果一味执着于此，核查应对工作就会变得僵化刻板，而且这种理想状态并非每次都能实现。
企业需要舍弃 “即便被指出缺陷项也无所谓” 的消极心态，即便收到 FDA 483 表，也要确保能够从容应对、妥善收尾，并为下一次核查做好充分准备。
本文的用意，并非传授撰写整改报告之类的投机取巧的小技巧，而是强调一个核心前提：与审计官开展真诚有效的沟通；而这一前提的基石，是企业建立健全完善的质量管理体系。要做到这一点，离不开对法规核心要义的深刻理解。可以说，能够从容应对各类突发情况的能力，正是衡量一家制药工厂质量管理体系稳健性的重要标准。
出自：日本Pharma Planning 高级顾问 宝田 哲仁
宝田 哲仁
现任职务：日本Pharma Planning 高级顾问
工作经历
1983 年 入职持田制药株式会社
- 深耕质量保证领域 27 年，期间历任生产管理人员、质量保证负责人等职务
2016 年 任职于独立行政法人医药品医疗器械综合机构
- 负责药品生产质量管理规范（GMP）、细胞加工质量管理规范（GCTP）相关核查工作，担任高级核查员等职务
- 参与亚洲培训中心的筹建与运营，主导东南亚各国核查官指导体系的搭建及落地工作
2021 年 任职于学校法人东京理科大学 研究推进机构综合研究院
- 开展人体细胞加工产品质量源于设计（QbD）相关研究支持工作
- 主攻知识管理、质量文化领域的专项研究
2023 年 就任现职
- 专注于 GMP、GCTP 相关咨询业务，涵盖日本药品医疗器械综合机构（PMDA）、美国食品药品监督管理局（FDA）核查应对等专业服务
社会活动及专业贡献
曾担任日本制药工业协会（JPMA）质量委员会 GMP 分会委员
- 以 JPMA 专家身份参与人用药品注册技术要求国际协调会（ICH）工作，主导或参与 Q7、Q8R、Q9、Q10 系列指导原则及问答文件的编制
- 参与药品检查合作计划（PIC/S）工作组工作，助力《附录 2A》的制定
- 参与厚生劳动科学研究项目，牵头或参与 GMP 相关省令修订草案、GMP 检查手册等文件的编撰工作
目前，持续担任国立保健医疗科学院 “医药品医疗器械质量保证” 专项研修讲师，致力于各都道府县药事监督员的专业培训工作，同时兼任公益财团法人神户医疗产业都市推进机构外部顾问（负责 GCTP 相关业务）
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